マーケティング、Web制作、営業、コンサルティング、プロジェクト管理、経営企画、コーポレート戦略……部門・部署を問わず、世界中で2万社、国内でも1000社以上の企業が導入している共同作業とプロジェクト管理のためのクラウドツール――― Wrike（ライク）。

たとえばマーケティング施策やコンテンツ制作の現場では、タスク依頼から進行中のやり取り、オンライン校正、承認フロー、最終成果物の管理まで、すべて Wrike 上に集約され、直感的に作業が把握できるということで、「もはや Wrike なくては仕事がすすまない」という声もある。

11月4・5日に開催されたプライベートイベント「Wrike Virtual Tour Japan」では、Wrike を導入して事業を加速させている企業のひとつ、ファン・マーケティングのキーパーソンも登壇。その使いやすさ・アドバンテージについて語った。

全社員が Wrike を活用し、メリハリのある働き方を実現

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企業のオウンドメディア運用などを手がけるファン・マーケティングは、Wrike を導入して2年目

ファン・マーケティング藤井一晃 代表取締役は、「チーム全体でワークフローを共有し、高速でPDCを回していくことが大事。そのプロセスで Wrike が役立っている」という。

藤井一晃 代表取締役はまず、ファン・マーケティングに導入している3つの制度についてこう教えてくれた。

「従業員のエンゲージメント教育を向上させることも重要。従業員同士で社内カルチャーを浸透させる。会社の事業がうまく回るためには、『自分の会社が好き』という安心感も欠かせない。信頼づくりの土台になる取り組みもいろいろ行ってきたなかで Wrike に出会った」

「象徴的な社内制度のひとつに、バカンス制度がある。年に1度はたっぷり休んでもらう。世界各地を旅行したり、家族といっしょにゆっくり過ごしたり」

「また、フリーランチ制度というのも。毎日、近くのレストランと契約したランチをケータリングをしてもらい、同じランチタイムを過ごす。後片付けも同じメンバーで」

「また、カンパニー制度も導入。学校の部活動のようなもので、社員はさまざまな活動に参加している。業務以外にこんなことをやってくれるの？と思うけど、身の回りの不便を自分の手で改善するチャンスでもある」

こうした制度のなかで Wrike はどう役立つか

「クライアントの要望で業務が集中してしまうケースがある。そこで、スタッフごとの業務分散。異なるクライアントの案件を抱えると、社員それぞれに“波”が出る」

「たとえば残業ある人、ない人を Wrike でバランス化して、平均化している。案件軸をメンバー軸に変換し、デイリー単位で平均化する。Wrike でスケジュールを2週間先まで登録することを必須化している点もポイント」

“更新モチベーション”を体感することが大事

また、ファン・マーケティング メディアチーム森住優花リーダーは、Wrike を使うメリットをこう伝えた。

「これまで、メンバーのタスク、制作スケジュールなどは、Excelで管理していた。そこに Wrike を導入することで、メンバー軸での翌日出社日の管理や進捗状況などを確認できるようになった」

「Wrike 上で当日のタスクシートを作成し、作業時間の予定だったり、ステータス、実績時間を入力して、リアルタイムにメンバーの状況を共有できる点もいい」

「メンバー軸での長期タスクのシフトも管理できる。最低2週間先までタスクを入力して、みんなと共有する。アルバイトメンバーのシフト管理も Wrike でやるようになった」

「たとえば、一日の作業が10時間以上や6時間未満になっている場合はメンバーの間で仕事を調整する。Wrike では、2週間に1回、休暇設定も行っている」

「Wrike 導入にあたっては、活用ルールブックなどをつくって説明会を実施した。活用する意義などを説明。業務改善の要だと伝えている」

「また、Wrike にタスク管理・スケジュール管理・原稿管理などを入れることで、業務の一環としてみんなが共有することが大事」

「そして最も重要なのが、“更新モチベーション”を体感すること。これをみんなが体感すると、有給休暇取得の計画が立てやすくなった。2週間、1か月先のタスクがみえるので、生産性向上や積極的な休暇のとり方が実現できた」

全体の案件や担当者がみえる、校正やデザインチェックも

さらに、ファン・マーケティング クリエイティブチーム山崎瑞恵ディレクターは、制作サイドの視点から Wrike のアドバンテージをこう語っていた。

「商品ページの制作を担当しているなかで感じるのは、外部発注などもあってコミュニケーション量が多くなること。必然的にタスクが多くなるので、外部ユーザーと連携できるWrike でタスクもれを防げる点がありがたい。デザインチェックも Wrike で共有している」

「また、誤字脱字はないかなどの校正やデザインチェックも Wrike 上でできる。ファイルを共有しつつ、記入・更新できるから、ペーパレス化も実現できる」

「10～20件のタスクがあって、ディレクションとデザインを並行しているなか、タスク登録が結構時間がかかるのが負荷だったけれど、使っていくうちに、提携案件などのタスク登録を削減できたのもうれしい」

「毎回、朝会を行っているファン・マーケティングでは、Wrike 上で会社全体の案件が俯瞰できる点がいい。Wrike 導入前は他の社員の案件を知ることはなかったけど、いまは全体の案件や担当者がみえてわかりやすい」

―――ということで、いいことばかりの Wrike 。気になる人は、無料プランから堅固なセキュリティが必要な企業にまで幅広いラインナップの Wrike 公式サイトをチェックしてみて。

◆Wrike
https://www.wrike.com/ja/